SECRÉTARIAT

Le programme d’études prépare à l’exercice de la profession de secrétaire. Dans l’exercice de leurs fonctions, les secrétaires exécutent le travail quotidien et assument, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder les gestionnaires et les professionnelles et les professionnels. Leurs responsabilités varient selon le type et la taille de l’entreprise. Elles et ils sont des personnes-ressources dans leur milieu de travail et agissent à titre d’agentes ou d’agents de liaison entre les différents services de l’entreprise.

Les tâches de secrétariat consistent à saisir des textes et des données à l’ordinateur, à rédiger des documents et à concevoir des présentations, des tableaux, des graphiques et des modèles de documents, avec ou sans indications. De plus, les secrétaires peuvent réviser, mettre en forme des documents saisis par une autre personne et traduire des textes. Elles et ils corrigent les textes, font la mise en page, relient et distribuent les documents. Le personnel de secrétariat doit également veiller à la qualité des documents produits, en tout temps, en vérifiant l’orthographe, la syntaxe et l’application des règles grammaticales.

En plus de produire des documents de qualité, le personnel de secrétariat effectue les tâches suivantes : répondre à la clientèle; assurer le suivi de la correspondance; organiser des réunions et des événements de plus ou moins grande envergure; effectuer la gestion documentaire en ouvrant, en classant et en tenant à jour des dossiers et des registres traditionnels et informatisés; fournir du soutien technique à l’occasion pour l’utilisation de l’équipement et l’intégration du nouveau personnel; tenir à jour les agendas en fixant et en confirmant les rendez-vous; contribuer à la gestion des ressources matérielles du bureau; effectuer des opérations comptables comme la tenue des livres, les dépôts bancaires ainsi que le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients et actualiser l’information diffusée sur des sites Internet ou sur des réseaux sociaux.

Professions visées (IMT En ligne d’Emploi Québec)

Adjoints administratifs/adjointes administratives (1241)
Adjoints/adjointes de direction (1222)
Agents/agentes d’administration (1221)
Commis à la saisie de données (1422)
Commis des services du personnel (1415)

Appellation(s) d’emploi

adjoint administratif/adjointe administrative
adjoint/adjointe aux ressources humaines
adjoint/adjointe de direction
agent administratif/agente administrative
commis à la saisie de données
commis aux ressources humaines

Relation avec le marché du travail

Insertion au marché du travail   (Information provenant du MEES)

Pour être admis à ce programme, il suffit de satisfaire à l’une des conditions suivantes :

La personne est titulaire du diplôme d’études secondaires ou de son équivalent reconnu (ex. : attestation d’équivalence de niveau de scolarité) ou d’un diplôme d’études supérieures, comme le diplôme d’études collégiales ou le baccalauréat.
OU
La personne est âgée d’au moins 16 ans au 30 septembre de l’année scolaire au cours de laquelle elle commence sa formation et a obtenu les unités de 4e secondaire en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministre ou a réalisé des apprentissages reconnus comme étant équivalents.
OU
La personne est âgée d’au moins 18 ans au moment d’entreprendre sa formation et possède les préalables fonctionnels, soit la réussite du test de développement général ainsi que les préalables spécifiques (voir le tableau ci-après), ou a réalisé des apprentissages reconnus comme étant équivalents.
OU
La personne a obtenu les unités de 3e secondaire en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministre et poursuivra sa formation générale en concomitance avec sa formation professionnelle pour obtenir les unités de 4e secondaire qui lui manquent en langue d’enseignement, en langue seconde et en mathématique dans des programmes d’études établis par le ministre.

Préalables fonctionnels

Cette section indique les épreuves ou les codes de cours des programmes d’études actuels de la formation générale des adultes requis comme préalables spécifiques en langue d’enseignement et en mathématique. Le respect des préalables fonctionnels comporte la réussite des préalables spécifiques et la réussite du test de développement général (TDG). Lorsqu’un DEP n’exige pas de préalables spécifiques en langue d’enseignement ou en mathématique, un tiret ( – ) figure dans les cellules visées. Dans le cas des programmes menant à une ASP, les préalables spécifiques et le TDG ne s’appliquent pas (N/A).

Préalables spécifiques
Langue d’enseignement Langue seconde Mathématique
Adultes Jeunes Adultes Jeunes Adultes Jeunes
3103-1, 3104-1, 3105-1 ou 3048-3, 3049-2, 3051-1 132-308 ANG-2101-4 ou ANG 2001-6 134-204 ou 136-204

Code Énoncé de la compétence Heures Unités
460-501 Se situer au regard du métier et de la démarche de formation 15 1
460-515 Réviser l’orthographe et la grammaire de textes en français 75 5
460-526 Effectuer le traitement des textes 90 6
460-534 Assurer la qualité du français écrit 60 4
460-544 Assurer le service à la clientèle 60 4
460-554 Effectuer la gestion documentaire 60 4
460-562 Produire des feuilles de calcul 30 2
460-572 Concevoir des présentations 30 2
460-584 Rédiger des textes professionnels en français 60 4
460-596 Effectuer des opérations comptables 90 6
460-605 Produire des lettres 75 5
460-613 Créer des bases de données 45 3
460-623 Gérer l’encaisse 45 3
460-635 Traduire des textes 75 5
460-644 Concevoir des tableaux et des graphiques 60 4
460-656 Réaliser la conception visuelle de documents 90 6
460-666 Effectuer la rédaction et la disposition de textes professionnels en anglais 90 6
460-672 Actualiser l’information diffusée sur des médias numériques 30 2
460-683 Interagir en anglais en contexte professionnel 45 3
460-695 Assurer le suivi de la correspondance 75 5
460-704 Effectuer des activités liées à l’organisation de réunions et d’événements 60 4
460-714 Produire des rapports 60 4
460-722 Assurer un soutien technique 30 2
460-733 Coordonner des tâches multiples 45 3
460-746 S’intégrer au milieu de travail 90 6
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